Planificacion de un Proyecto Informatico

PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO INFORMÁTICO

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:

FASE DE PLANIFICACIÓN.

 Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

FASE DE EJECUCIÓN.

 Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.

FASE DE ENTREGA O PUESTA EN MARCHA

Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

FASE DE INICIACIÓN

Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

FASE DE CONTROL

Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS

ETAPA 1 Nacimiento de la idea del proyecto

El "cliente o promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

ETAPA 2 Studios de oportunidad

El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear.

ETAPA 3 studio detallado

El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional,, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

ETAPA 4 Cuaderno de cargas para informática

A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

ETAPA 5 Analysis orgánico

Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.

ETAPA 6 Programación y rumbas

Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

ETAPA 7 Recepción provisional

Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.

ETAPA 8 Puesta en marcha

La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

ETAPA 9 Balance de funcionamiento

Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.

ETAPA 10 Auditoria

Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoría de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.

Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción de actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -presupuesto-, planificación y eventual reconsideración de los objetivos

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS REQUERIDOS

Requerimiento: Es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema, la cual es proporcionada normalmente por los usuarios.

2. Determinación de los requerimientos del sistema

 • La determinación de requerimientos del sistema es la etapa más importante en el desarrollo de un sistema de información. Comienza después de que el Cliente ha detectado una ausencia, falla o falta de oportunidad de la información o simplemente, luego de que la organización ha determinado un cambio en sus políticas, reglas o tecnologías a aplicar.

3. ¿QUÉ ES LA DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS?

 Es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras. Los estudios de sistemas dan como resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes.

4. ELEMENTOS BASICOS DE LAS ACTIVIDADES EN LA DETERMINACION DE

REQUERIMIENTOS • 

 1. ANTICIPACION DE REQUERIMIENTOS. • 

a. Ser proactivo. •

 b. Evitar ser reactivo. • 

 2. INVESTIGACION DE REQUERIMIENTOS. •  

a. El contacto directo con el usuario. •

 b. Técnica de la matriz de pateamiento. • 

3. ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS. •  

a. Análisis de datos basados en hechos reales. • 

b. Identificación de requerimientos

 c. Selección de estrategias para    satisfacer los requerimientos esenciales.• 

5. ¿Qué son los requerimientos de usuario? •

Son declaraciones en lenguaje natural y en diagramas de los servicios que se espera que el sistema provea y de las restricciones bajo las cuales debe operar.

 •Describen los requerimientos funcionales y no funcionales de tal forma que sean comprensibles por los usuarios del sistema que no posean un conocimiento técnico detallado 

• Los requerimientos del usuario no se deben definir utilizando un modelo de implementación. Deben redactarse utilizando el lenguaje natural, representaciones y diagramas sencillos. •Pueden surgir diversos problemas cuando se redactan en lenguaje natural: falta de claridad, confusión de requerimientos y conjunción de requerimientos.

6. REQUERIMIIENTOS FUNCIONALES

 Describen la funcionalidad o los servicios que el sistema será capaz de realizar 

8. CONCCLUSIÓN

 El equipo llegó a la conclusión que la determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Y luego de esto se sabrá si es posible realizar ajustes.

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS REQUERIDOS

en la planificación, es la estimación de los recursos requeridos son el esfuerzo de desarrollo software.

- Personas, recursos humanos

- Componentes de software reutilizables (componentes ya desarrollados o

experimentados), que reducen el coste de desarrollo y aceleran la entrega.

- Componentes nuevos

- Recursos de ingeniería de software y de hardware.

Cada recurso se especifica con 4 características: descripción del recurso, informe de

disponibilidad, fecha en la que se requiere, y tiempo durante el que será utilizado.

determinación de la factibilidad

Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

· Operativo.

· Técnico.

· Económico.

El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Estudio de Factibilidad.

Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.

Objetivo de un Estudio de Factibilidad.

1.- Auxiliar a una organización a lograr sus objetivos.

2.- Cubrir las metas con los recursos actuales en las siguientes áreas.

a). Factibilidad Técnica.

Mejora del sistema actual.

Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

¿Puede realizarse el trabajo para el proyecto con el equipo actual, tecnología de software y el personal disponible? Si se requiere nueva tecnología, ¿qué probabilidades hay de que pueda desarrollarse?

b). - Factibilidad Económica.

Tiempo del analista.

Costo de estudio.

Costo del tiempo del personal.

Costo del tiempo.

Costo del desarrollo / adquisición.

¿Existen suficientes beneficios en la creación del sistema para hacer que los costos sean aceptables? O, en forma inversa, ¿son tan altos los costos como para que el proyecto no deba llevarse a cabo?

c). - Factibilidad Operativa.

Operación garantizada.

Uso garantizado.

¿Se utilizará el sistema si se desarrolla y pone en marcha? Habrá resistencia de los usuarios, que los posibles beneficios reducirán del sistema.

El estudio de factibilidad se lleva a cabo con un pequeño grupo de gente, familiarizada con las técnicas de los sistemas de información, que entienden la parte de la empresa que será afectada por el proyecto y tienen los conocimientos suficientes del proceso de análisis y diseño de sistemas.

Presentación de un estudio de Factibilidad

Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas las posibles ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio:

Requisitos Óptimos.

Requisitos Mínimos.

El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.

El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.

Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.

análisis de costo y beneficio

El análisis de costo determina la cantidad y la clase de:

Materiales que se utilizaran para llevar a cabo el proyecto

El dinero necesario que se empleara

El personal necesario para poder completar el proyecto

Para estimar la cantidad total de recursos necesarios, el voluntario deberá considerar cada una de las tareas que han de ejecutarse.

Se deberá incluir la cantidad de horas que considera necesarias para cada una de las tareas. Lo mismo deberá hacerse con respecto al tipo y cantidad de materiales indicados para cada tarea.

Una vez concluido este análisis, la empresa deberá desarrollar un presupuesto especificando el número de personal y los materiales que se utilizaran.

VENTAJAS:

Mientras más complicado sea el proyecto, más completo deberá ser el análisis de costo.

Si la empresa ha incluido correctamente todos los factores, podrá saber con seguridad sí su proyecto cuenta con los recursos económicos necesarios y si vale la pena llevarlo a cabo .

DESVETAJAS:

El análisis de costo no puede ser la única norma empleada para determinar las posibilidades de un proyecto.

Este análisis debe ser considerado conjuntamente con el Análisis de la Situación y la Evaluación de las Necesidades para obtener los resultados esperados

Análisis de Costos-Beneficio(CBA)

El análisis de costo - Beneficio (CBA) es el acercamiento de la escala de peso para la toma de decisiones.

Todos los elementos positivos se ponen en un lado del equilibrio y todos los elementos negativos se ponen en el otro. Cualquiera sea el peso, el más pesado gana.

Ejemplo de Costo-Beneficio

Una compañía que quisiera comprar software para mejorar su negocio pudo utilizar un CBA para componer su proyecto.

Todos los elementos positivos se ponen en un lado del equilibrio y todos los elementos negativos se ponen en el otro. Cualquiera sea el peso, el más pesado gana.

En lado del costo estaría:

- El precio del software.

- El costo de consultores para instalar y para poner el software en ejecución.

- El costo de entrenamiento para los usuarios del software.

Sin embargo, en el lado de las ventajas, estaría:

- Procesos mejorados del negocio.

- Debido a contar con mejor información disponible, la compañía podrá tomar mejores decisiones.

- Incremento creciente de la moral del personal, debido al uso de nuevas herramientas modernas para apoyar el negocio.

Errores y Problemas del CBA:

Una frecuente equivocación en el uso del método del CBA, es utilizar cantidades no descontadas para calcular los costos y las ventajas

Un problema frecuente con el CBA es que los costos son típicamente tangibles y financieros, mientras que las ventajas son tangibles, pero también suaves e intangibles.

El riesgo a menudo debe ser considerado como un factor al momento de tomar la decisión.